To hoder i en silhuett

Produktivitet

Derfor er det sunt å snakke sammen

Lesetid:  4 Minutter

Hvordan sikrer vi at vi kommuniserer effektivt med andre og har gode, gammeldagse samtaler nå som fjernarbeid blir stadig mer utbredt? Alison Coleman rapporterer

 

Digital teknologi har forandret måten vi kommuniserer på, på bekostning av kommunikasjon ansikt til ansikt. Som psykologen Susan Pinker sier i boken The Village Effect: «I løpet av kort tid evolusjonsmessig sett har vi gått fra å være gruppebaserte primater som leste hverandres kroppsspråk og intensjoner i detalj, til å være en alenegående art som sitter foran hver vår skjerm.»

Ingen steder er dette mer tydelig enn på den moderne arbeidsplassen, der ansatte – spesielt det økende antallet eksterne og mobile arbeidstakere – i økende grad avhenger av e-post, tekstmeldinger og chat i samhandlingen med kolleger. En studie fra Cancer Research UK (1) avdekker at såkalte millenials (som kommer til å representere 75 prosent av arbeidsstyrken innen 2030 (2)) dropper samtaler ansikt til ansikt til fordel for å chatte på nettet, så dette er en trend som ser ut til å fortsette.

Vis ansiktet ditt

Selv om digitale hastigheter ser ut til å slå den tidkrevende prosessen med fysisk interaksjon, bør betydningen av kommunikasjon ansikt til ansikt på arbeidsplassen ikke undervurderes. Forskning viser at det å droppe vanlig prat med andre – enten det er kollegaer eller andre mennesker i nærheten – kan ha negative effekter, ikke bare på helse og trivsel, men også på produktivitet.

Økningen i livskvalitet fra å tilbringe tid med andre ansikt til ansikt kan ikke erstattes i løpet av tiden man samhandler med andre på nettet (3). En studie utført av Oregon Health & Science University (4) kunne enda mer bekymringsfullt avdekke at det å ha begrenset personlig kontakt med andre nesten dobler risikoen for depresjon.

Og forskning utført av Hewlett Packard (5) har vist at samtaletid mellom medarbeidere kan øke jobbytelsen med 20 prosent, mens en annen studie viste at 72 prosent av ansatte som har en bestevenn på arbeidsplassen, er mer fornøyd med jobben enn andre.

Bruk stemmen din

Sosial tilknytning bør betraktes som et like grunnleggende menneskelig behov som mat og søvn, siden mangel på det kan påvirke humør, tankegang og ytelse på en negativ måte. Men hvem kommer til å oppdage dette hvis du jobber eksternt?

«Tidlige tegn på at eksternt arbeid har en negativ virkning, er at man går glipp av sosiale ting i hverdagen, for eksempel at man glemmer å ønske en kollega gratulerer med dagen eller finner på unnskyldninger for ikke å delta på fysiske møter», sier atferdsekspert Richard Daniel Curtis. «Senere vil man kanskje merke at den ansattes leder ikke vet hvordan et prosjekt går, eller at han eller hun mister oversikt over arbeidsflyten.»

Organisasjoner må forstå fordelene ved kommunikasjon ansikt til ansikt og oppmuntre til flere samtaler mellom kollegaer. Men når så mange nå jobber eksternt – hvordan kan man legge til rette for samtaler – der kroppsspråk og ansiktsuttrykk som indikerer forskjellige tanker og følelser, er en integrert del?

Her har en enkel telefonsamtale sine fordeler i forhold til digitale kommunikasjonskanaler, fordi den åpner for elementer av intonasjon i samtalen. Tonefall tillegger ordene dimensjon og følelser, og gir en pekepinn på hvordan noen opplever samtalen. Teksting og e-post er bare skrevne ord som er åpne for tolkning av mottakeren, uten at man kan bruke tonefall eller kroppsspråk.

Med visuelle kommunikasjonskanaler som Skype og Google Hangouts har kroppsspråk, herunder øyekontakt og håndbevegelser, blitt mer fremtredende i samtalen og er det nest beste etter samtaler ansikt til ansikt.

To tekopper med snakkebobler over

Korte samtaler mellom kollegaer kan øke jobbytelsen med 20 prosent, sier eksperter

 

Hold en videokonferanse

Det å se noens ansikt kan utgjøre forskjellen mellom en vellykket samhandling og en som ikke blir helt vellykket. Forskning utført av Mahdi Roghanizad og Vanessa K. Bohns (6) viser at en forespørsel ansikt til ansikt er 34 ganger mer sannsynlig å lykkes enn en e-post. Den gode nyheten er at «ansikt til ansikt» i vår tid like godt kan gjøres via Skype eller andre videokonferanseverktøy. I motsetning til e-post eller vanlige telefonsamtaler lar telefonen deg se kroppsspråk, som gir deg verdifulle visuelle ledetråder som kan bidra til å kontekstualisere samtalen.

Ifølge Stuart Duff, sjef for lederutvikling i næringslivspsykologiselskapet Pearn Kandola, er det ledere som må sette tonen når det gjelder bruk av videokonferanser. Forskning utført av selskapet viste at de av lederne som anses som mest suksessfulle, jevnlig brukte videokonferanser til å snakke med teamene sine og bygget også «sosial tid» inn i møtene.

«Dette gjorde det mulig for teamene å snakke om stort og smått, og nyte hverandres selskap før de gikk videre til agendaen for møtet», sier Duff. «De minst effektive lederne stolte for mye på e-post eller telefonkonferanser, fordi de trodde at videokonferanser var for vanskelig å bruke regelmessig. Utfordringen ligger egentlig i ledernes holdninger og tankegang.»

Bruk «small talk»

Hvilken type samtale folk har, er også viktig. Mens arbeidsgivere tidligere ofte ikke likte småprat på kontoret, mener organisasjonspsykologen Sir Cary Cooper at det er grunnleggende for teambygging og jobbytelse.

«Vi trenger alle å få våre sosiale behov oppfylt», sier han. «Småpraten kan være om et fotballkamp, en film vi har sett, barna våre, hjemlige problemer, alt under månen. Småprat handler om å bygge relasjoner, og jo mer vi driver med det, desto bedre blir vi kjent med andre – vi knytter bånd og blir mer produktive.»

Dette understøttes av studier som viser at folk faktisk blir mindre produktive og i dårligere stand til å utføre arbeidet sitt når det ikke er rom for uformelle samtaler (7).

Bryt ned kulturelle barrierer

En annen faktor når det gjelder nedgangen i denne typen interaksjon, kan skyldes at så mange arbeidsstyrker er flerkulturelle, og e-postkommunikasjon mellom kollegaer fra ulike kulturbakgrunner blir et alternativ til potensielt ubehagelige samtaler ansikt til ansikt. Men e-poster åpner notorisk for feiltolkning.

Det er skremmende enkelt å feilvurdere tonen eller alvoret i e-postmeldinger. Selv formaliteten ved en hilsen, enten du bruker «hei», «hallo» eller ingenting i det hele tatt, kan tolkes på forskjellige måter avhengig av mottakeren. Når det i tillegg kan oppstå problemer med språkbarrierer eller kulturelle forskjeller, forstår man at innholdet i en e-postmelding fort kan bli uklart.

«Noen kulturer har helt forskjellige måter å initiere kontakt eller bygge tillit på, så det er viktig å investere tid i å prøve å forstå dette», sier Paul Smith, yrkespsykolog og grunnlegger av WiseAmigo. «Uten å innse det prøver vi å samle så mye informasjon som mulig for å skreddersy vår tilnærming til å kommunisere med og påvirke andre. Vi kan trene opp kommunikasjonsmusklene våre og bli bedre til å samhandle og bygge relasjoner ved å gjøre det ofte.»

 


Alison Coleman er fast bidragsyter til Guardian Small Business Network i Storbritannia og skriver også for Director Magazine, medlemsbladet for UK Institute of Directors

Kilder:

(1) https://www.independent.co.uk/news/health/millennials-social-media-cancer-research-uk-study-a8182211.html

(2) https://www.wired.com/insights/2013/08/the-rise-of-the-millennial-workforce/

(3) http://psycnet.apa.org/record/2003-99636-019

(4) https://www.psychologytoday.com/us/blog/the-athletes-way/201510/face-face-social-contact-reduces-risk-depression

(5) http://www.hpl.hp.com/techreports/94/HPL-94-23.pdf

(6) https://hbr.org/2017/04/a-face-to-face-request-is-34-times-more-successful-than-an-email

(7) https://blog.trello.com/surprising-cognitive-benefits-of-small-talk-at-work