Lesetid: 5 Minutter
Hemmeligheten til god tidsstyring er å jobbe i tråd med dine personlige styrker. Så – er du en actionhelt, diva, arbeidshest, ja-person eller perfeksjonist? Matthew Jenkin rapporterer.
Fra coacher til apper – det er ingen ende på produktene og tjenestene som lover å hjelpe deg med å styre arbeidet ditt bedre og øke produktiviteten. Mens kollegene dine tilsynelatende seiler gjennom dagen og krysser av for utførte oppgaver mot slutten av dagen – hvorfor har du knapt nok kommet halvveis nedover på gjørelisten din selv om arbeidsdagen snart er over? Fordi effektiv tidsstyring ikke handler om hvor mange timer vi jobber – det handler om våre personligheter.
Arbeidsgivere har lenge ant at det ikke finnes noen enkelt tilnærming som passer for alle, og personlighetstester som Myers-Briggs Type Indicator (MBTI)(1) har blitt en populær måte for bedrifter å evaluere ansatte på. Mange mener MBTIs suksess skyldes dens enkelhet. Med 93 spørsmål, løst formulert fra Carl Jungs arbeider, kan den dele alle ansatte i 16 forskjellige typer – basert på kombinasjoner av introversjon, ekstroversjon, tenkemåter, følelser, fordommer og oppfatningsevne.
Ledelseskonsulent og atferdsekspert Beverly Flaxington er enig i at god tidsstyring handler om å ta hensyn til folks individuelle atferdsmønstre på jobben.
«Jeg husker at jeg for flere år siden ansatte en person til å hjelpe meg med organiseringen og til å bli mer effektiv. Hun la alt i esker og gjemte det bort», sier hun. «Jeg er nemlig en svært visuell person og liker å ha tingene foran meg, så jeg kollapset. Jeg fungerte knapt. Det var da jeg begynte å forstå at tidsstyring må være orientert rundt menneskers naturlige personlighet.»
Så hva er de fem vanligste personlighetstypene, og hvordan kan hver enkelt styre atferden for å oppnå bedre tidsstyring?
1. Actionhelten
Som Wonder Woman eller Supermann vil denne personen se en brennende bygning og løpe mot den uten å vente på brannvesenet. Gi dem en tilsynelatende umulig liste over oppgaver, og de vil få alt unna raskere enn lynet. Ulempen er imidlertid at de i iveren etter å få unna arbeidet for dagen kan overse enkelte ting, sier Flaxington.
Bedre tidsstyring: Disse menneskene er resultatdrevne og vil ofte handle uten å tenke for mye på oppgavens nødvendighet eller betydning, hevder Susy Roberts, leder og grunnlegger av konsulentbyrået Hunter Roberts(2). Hun anbefaler denne typen mennesker å ta et steg tilbake og tenke nøye over hva som bør gjøres først, snarere enn å hoppe på hva enn som kommer inn i innboksen.
Stephen Covey, forfatter av boken «Seven Habits of Highly Effective People»(3), er enig og foreslår å rangere oppgaver etter fire indikatorer: viktig / ikke viktig og presserende / ikke presserende.
2. Divaen
Denne personen er riktignok morsom å ha på jobbfesten, men med tanke på all tiden som går med til småprat, er det utrolig at denne mennesketypen får gjort noe arbeid i det hele tatt. De kan være oppstemte, vennlige, snakkesalige og morsomme, men dagen vil forsvinne uten at særlig mange oppgaver på gjørelisten er utført eller i det hele tatt påbegynt. Roberts hevder at tendensen til å skryte av egne prestasjoner kan gi inntrykk av at de er mer produktive enn de egentlig er.
Flaxington bemerker: «Plutselig har det gått masse tid. De trodde de skulle få 15 ting unnagjort i dag, men har vært opptatt i samtaler og hatt det hyggelig og ikke engang merket at tiden gikk.»
Bedre tidsstyring: Disse menneskene kan virkelig dra nytte av å ha en strategi. Hvis dere har et stort prosjekt på gang, anbefaler Flaxington å dele det opp i en rekke små trinn, legge oppgaver inn i kalenderen og sette påminnelser. En hovedkalender holder arbeidet og personlige hendelser på ett sted, noe som gjør planleggingen raskere og enklere, som i sin tur resulterer i færre tidsendringer.
E-poststyring er også avgjørende. Mer enn en fjerdedel av en arbeidstakers dag brukes i gjennomsnitt til å svare på og lese e-post, ifølge en undersøkelse fra McKinsey Global Institute fra 2012(4). Studien viste at e-post er den nest mest tidkrevende aktiviteten for arbeidstakere ved siden av «stillingsspesifikke oppgaver.
I en artikkel for Fast Company(5) skriver markedsførings- og salgseksperten Zach Hanlon at hemmeligheten er å slutte å «organisere» e-postmeldinger etter emne og begynne å tenke på dem i lys av tidsfrister. Han foreslår å gå bort fra å se på innboksen som en gjøreliste og i stedet opprette fem mapper basert på rangering av tidsfrist/viktighet.
3. Arbeidshesten
Denne personlighetstypen har fokus på det grundige og langsiktige. De tenker nøye gjennom alt, er forsiktige og metodiske og er nokså uavhengige med hensyn til hvordan de utfører oppgaver, forklarer Roberts. Så de vil planlegge og prioritere veldig godt, men kan oppfattes som for omstendelige, og andre kan bli frustrert over manglende tempo. Engasjementet for jobben kan også føre til en uvilje mot å dele på arbeidsbyrden.
Bedre tidsstyring: «Å gi fra seg noe og stole på at andre gjør jobben, er rett og slett ikke i deres DNA», sier Flaxington. «Så se gjennom dagen og velg ut de tre eller fire viktigste tingene du må fokusere på. Isoler det du vet at du absolutt må gjøre, og bestem hvilke oppgaver du kan delegere.»
Delegering synes å være et vanlig problem. En studie om tidsstyring fra 2007(6) viste at nær halvparten av de 332 selskapene i undersøkelsen var bekymret for de ansattes delegeringsevner. I en artikkel for Inc(7) gir Jayson DeMers, grunnlegger og leder for innholdsmarkedsføringsbyrået AudienceBloom, råd til ledere som sliter med å delegere. I tillegg til å prioritere foreslår han for eksempel å gi arbeid til ansatte med best ferdigheter for den bestemte oppgaven i stedet for til dem som har minst å gjøre.
4. Ja-personen
Disse menneskene er de ultimate lagspillerne og lever for å hjelpe og støtte sine kollegaer. Å gi av seg selv kan selvfølgelig være bra, men faren er at denne mennesketypen kan ha problemer med å si nei og kan ende opp med å ta på seg mer enn han/hun kan klare. De ender derfor opp med å jobbe ekstremt lange dager og overholder kanskje ikke tidsfrister, forklarer Roberts.
Bedre tidsstyring:Lær deg å si nei, sier psykoterapeut og livscoach Hilda Burke(8). «Å utfordre denne typen jobbstil kan ta litt tid, men det er mulig», sier hun. Og hvis du fortsatt sliter med å si nei og føler du har for mye å gjøre, er det viktig å ta pauser.»
Det høres åpenbart ut, men forskning har vist at det å ta regelmessige pauser øker produktiviteten. DeskTime, en produktivitetsapp som sporer ansattes datamaskinbruk, har funnet ut at den perfekte pausen varer i 17 minutter. Og i 1999 brukte Ergonomics Research Laboratory ved Cornell University et dataprogram for å minne arbeidstakerne på å ta korte pauser.
Prosjektet konkluderte(9) med at «ansatte som mottok påminnelsene (om å ta en pause fra arbeidet), var 13 prosent mer nøyaktige i arbeidet enn kollegene som ikke fikk slike påminnelser». Denne enkle, men effektive metoden har vært kimen til mang en app, fra Marinara Timer(10) til PomoDone(11).
5. Perfeksjonisten
Denne mennesketypen bruker kanskje lengst tid på å fullføre en oppgave, men som navnet antyder, er fokuset på kvalitet over kvantitet. Fordi nøyaktighet er så viktig for dem, kan de føle seg overveldet og få problemer hvis de har for mye arbeid på pulten, forklarer Flaxington. Og hvis du prøver å presse dem, blir de veldig stresset.
Bedre tidsstyring:Kaos er fiende nummer én for perfeksjonisten, så en rotete innboks full av uleste meldinger kan være et sant mareritt. Fordi e-posttrafikken anslås å øke med fire prosent(12) i året, er det best å finne en løsning på dette problemet med det samme. Det finnes en rekke måter du kan håndtere overfloden av e-post på.
En av de mest kjente metodene kalles «inbox zero», der man holder innboksen tom eller nesten tom til enhver tid. Dette er sannsynligvis nesten en egen jobb i seg selv, men oppfinneren Merlin Mann sier(13) at du står overfor fem valg når du mottar en ny e-postmelding – slette, delegere, svare, utsette eller handle. Dette gjør innboksen din i praksis om til en gjøreliste, med tøffe valg om hvordan du skal prioritere og få ting gjort på en effektiv måte.
Matthew Jenkin er en britisk frilansjournalist og tidligere redaktør av Guardian Careers, The Guardian-avisens side for jobbsøkere og folk på vei ut i ny karriere
Kilder:
(1) https://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/
(2) http://www.hunterroberts.com/
(3) http://www.amazon.com/The-Habits-Highly-Effective-People/dp/1455892823
(4) http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy
(5) https://www.fastcompany.com/3067012/the-only-five-email-folders-your-inbox-will-ever-need
(6) http://www.i4cp.com/news/2007/06/26/you-want-it-when
(7) https://www.inc.com/jayson-demers/7-strategies-to-delegate-better-and-get-more-done.html
(8) https://www.theguardian.com/careers/2017/feb/28/overwhelmed-at-work-six-tips-on-how-to-beat-stress
(9) http://www.news.cornell.edu/releases/Sept99/computer.breaks.ssl.html
(10) http://www.marinaratimer.com/
(11) https://pomodoneapp.com/
(12) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(13) https://www.youtube.com/watch?v=z9UjeTMb3Yk
