Lesetid: 6 Minutter
Fra temperaturen i rommet til kunsten på veggene – du tror kanskje at kontordesignpreferansene dine er like unike som du selv er. Likevel påvirkes du mer av visse faktorer enn du kanskje er klar over. Etan Smallman ser på hvordan ting som generasjon, kjønn og kultur spiller en rolle.
Når det kommer til kontorlokaler, kan én ansatts paradis være en annen ansatts mareritt. Åpne planløsninger og minimalisme kan like lett oppleves som klinisk og sjelløst. Et sted som er personlig og koselig for deg, kan virke rotete og distraherende for kollegaen på pulten ved siden av.
Utfordringen er at det sjelden er én løsning som passer for alle. Våre kontorpreferanser – fra belysning og stoler til skrivebordsoppsett og nærhet til vinduer – kan påvirkes av alt fra alder og kjønn til kulturell bakgrunn, personlighetstype og arbeidsstil.
Og uansett om deres kommersielle fokus er på kreativitet eller maksimal produktivitet, kan det være avgjørende at miljøet optimaliseres. Tross alt handler dette om mye mer enn kun estetikk. Utallige studier har fastslått en sammenheng mellom godt utformede kontorer og de ansattes engasjement, ytelse og innovasjon (1). Innovasjonsselskaper har for eksempel fem ganger større sannsynlighet for å ha arbeidsplasser med fokus på både individuelle arbeidsområder og gruppeområder (2).
Regus Sarona i Tel Aviv har arbeidsområder tilpasset alenearbeid
Kjønnsforskjeller
Kjønn er en av faktorene som påvirker våre kontordesignpreferanser Og det begynner i det små – med temperaturen. En studie i tidsskriftet Nature fra 2015 (3) viste at kvinner i gjennomsnitt foretrekker en kontortemperatur som er ca. 3 °C høyere enn mennenes preferanse.
Dette skyldes at kvinner har en signifikant lavere metabolisme enn menn. Menn pleier å trives i rundt 22 °C, mens kvinner gjerne synes dette er i kaldeste laget. Som The Guardian har forklart (4), er problemet at klimastyringen i kontorbygg er basert på en komfortstandard som ble satt på 1960-tallet, som igjen var basert på metabolismen til en 40 år gammel mann på 70 kg.
Når det gjelder andre kjønnsbestemte preferanser, viser forskningen også at kvinner ofte føler seg mer komfortable i lukkede, tydelig inndelte kontorlokaler enn i åpne planløsninger. Ifølge en studie publisert i tidsskriftet Gender, Work and Organization var kontorarbeidere mer bevisste på at de satt eksponert og synlige for andre, og syntes ofte at dette var ubehagelig snarere enn frigjørende.
En av forfatterne, Dr. Alison Hirst ved Anglia Ruskin University i Storbritannia, sier: «Spesielt kvinner mislikte tanken på at de ble konstant overvåket, og følte at de måtte kle seg på en bestemt måte.» (5)
I et bredere perspektiv viser en amerikansk studie (6) at «identitetsmarkører i omgivelsene» kan påvirke kjønnsdeltakelsen på arbeidsplassen.
«Skoler utsmykket med kristen symbolikk kan gjøre ikke-religiøse studenter skeptiske til å søke seg inn der hvis de besøker skolen,» forklarer en av forfatterne bak studien, Sapna Cheryan. «Å kjøre gjennom en by med sykkelforretninger og skistativ på annenhver bil kan gjøre byen mindre attraktiv for dem som ikke anser seg for å være friluftsentusiaster. Å gå inn en butikk med høy dansemusikk kan signalisere til eldre kunder at de ikke passer helt inn.»
Hun legger til: «Husk at fysiske miljøer som virker ekskluderende på noen, kan være innbydende for andre – de som føler at identitetsmarkørene i omgivelsene vitner om inkludering. Miljøer som er uforenlige med en av de mer fremtredende sosiale identitetene, for eksempel kjønn og rase.»
I et kontormiljø kan man finne flere slike identitetsmarkører – er for eksempel alle konferanserommene oppkalt etter kjente menn? Er kunsten på veggene kvinnefri sone? (7)
Regus Gati i Jerusalem holder innredningen kjønnsnøytral
Generasjonsforskjeller
Hva med alderen din? Har den noen betydning for hva slags kontorer du foretrekker? Mye tyder på at det finnes store generasjonsbestemte forskjeller, og enkelte undersøkelser viser at yngre arbeidstakere er mer følsomme for dårlig utformede kontorer – eller kanskje bare mindre villige til å akseptere dem.
Ifølge en Ipsos-studie fra i fjor sa 76 prosent av arbeidstakerne i alderen 18 til 34 år at kontordesign påvirket deres oppfatninger om et selskap, sammenlignet med bare 39 prosent av ansatte over 55 år (8). Og ifølge en meningsmåling (9) har over en femtedel av 18- til 24-åringer sluttet i en jobb på grunn av dårlig kontordesign.
Eldre arbeidere har også preferanser som ikke bør ignoreres. Såkalte babyboomers (de som er født mellom tidlig på 1940 og midten av 1960-tallet) anslås fortsatt å utgjøre om lag en fjerdedel av arbeidsstyrken og holder seg i jobb lengre enn noen gang før, noe som i sin tur fører til økende aldersforskjeller på kontorene våre.
Mens deres yngre kolleger vurderer «kvaliteten på møterommene» som den minst viktige faktoren bak et flott kontor, har «boomerne» nesten helt motsatt syn (10). En studie fra Davenport (11) viser en preferanse blant «boomerne» for lukkede kontorer – spesielt når man jobber alene med oppgaver som krever konsentrasjon, mens forskning fra trendbyrået Springwise (12) viser at de trives med alternativer til skjermbasert arbeid når det gjelder å skape, behandle og lagre informasjon.
Ifølge en rapport fra industridesignerne Knoll vil «… disse endrede prioriteringene drive et fundamentalt skifte innen kontordesign, bort fra bare å støtte arbeidsfunksjoner og prosesser. Fremtidens arbeidsområde må gi en konsekvent, engasjerende arbeidsopplevelse som støtter et bredt utvalg av arbeidsstiler og sømløs arbeidsflyt uavhengig av fysisk plassering.»
Kulturforskjeller
Holdninger til arbeidsplassutforming og -tetthet varierer også mye fra land til land. For eksempel er ansatte i kinesiske byer vant til å jobbe på omtrent en tredjedel av plassen europeiske og amerikanske ansatte har til rådighet (13).
Og ifølge Harvard Business Review (14) «… tenker ikke folk i Kina på privatliv på samme måte som vi i vesten gjør – kinesiske arbeidstakere er mest opptatt av informasjonskontroll; å holde personopplysninger private og søke tilflukt fra følelsen av å bli overvåket. Kontorer der de ansatte kan ha ryggen til veggen, anses som optimale.»
Hvilke typer kontorlokaler som kreves, kan også variere mellom ulike kulturer. . I Frankrike bruker man for eksempel typisk mer tid på møter enn i USA. «Jeg har funnet ut at franske møter pleier å være mye lengre, med mye mer konseptuell debatt», sier franskfødte Emma Seppälä, som underviser ved Yale og Stanford University. Til Business Insider (15) sier hun: «I USA handler møtene gjerne om hvem som skal gjøre hva, mens et sterkt fokus i den franske tenkemåten er at man må snakke om teori, konsepter og filosofi før man trekker en konklusjon.» Et kontor uten tilstrekkelige møterom vil derfor ikke være egnet.
Regus Torre Aragonia i Zaragoza i Spania har semi-private rom for gruppearbeid og møter
Bufferløsninger
Det kan være komplisert å analysere ulike undergrupper av et selskaps arbeidsstyrke, men Neil Usher, forfatter av boken The Elemental Workplace, anbefaler følgende: «Godt utformede arbeidsplasser handler om balanse – en veldig ensidig løsning er sjelden den beste», sier han. «Å designe med tanke på en bestemt demografi eller personlighetstype kan virke begrensende. Arbeidsplassene våre må gjenspeile mangfold og inkludering, og for dette må de omfatte valgmuligheter og den nødvendige tillatelsen til å benytte seg av dem. Et viktig tips: Unngå mytene man finner på Internett, og innta en mye mer kritisk tilnærming.»
«Det er mulig, hvor som helst i verden, i hvilken som helst sektor og med hvilket som helst budsjett. Selskaper som ikke gjør dette, vil påvirkes med tanke på deres individuelle og kollektive evne til å jobbe effektivt og hvorvidt ansatte ønsker å bli værende.»
Joanna Yarker, førsteamanuensis i yrkes- og næringslivspsykologi ved Kingston University i London, sier at selv om mange bedrifter skifter til fleksible arbeidsstasjoner, foretrekker de fleste arbeidstakere personlig tilpasning – uavhengig av demografi eller personlighetstype.
«Det vi har sett, er at folk liker å tilpasse kontorplassen sin, og at dette kan være en buffer mot noe av stresset de opplever på arbeidsplassen», sier hun. «Hvis du ikke kan ha ting på skrivebordet ditt, kan du kanskje sette forskjellige personlige skjermsparere på PC-en. Det gir deg en kontakt med ting du setter pris på.»
Bygge bro over forskjeller
Ofte er det bare litt mer bevissthet som kreves. «Hvis du for eksempel spør noen som har Aspergers, kan det være ganske utfordrende å jobbe i et travelt miljø», sier Yarker. «Å ha et stille arbeidsområde er derfor veldig viktig. Hvis du har irritabel tarm, kan det være viktig å tenke på hvor skrivebordet ditt ligger i forhold til toalettene.»
Hun forklarer at svaret på alle de ulike kravene ikke trenger å involvere mer plass, men snarere å gjøre den plassen man har, mer fleksibel. «Ledere som beveger seg rundt og bruker forskjellige områder i motsetning til bare å sitte på skrivebordet gjennom hele dagen, kan inspirere de ansatte til også å bruke arbeidsområdene på samme måte», tilføyer hun.
De ansattes engasjement er også viktig, forklarer Sir Cary Cooper, professor i organisasjonspsykologi og helse ved Manchester Business School. «La dem ta eierskap, i stedet for å pålegge dem ting», sier han. «Det sistnevnte kommer ikke til å fungere. Og kanskje kommer de med ideer du selv aldri ville ha tenkt på. Så lenge du samler inn dataene, kan du bygge bro over forskjeller i preferanser, og du vil kanskje kunne designe for ulike grupper av mennesker i ulike deler av virksomheten.»
Etan Smallman er en britisk-basert journalist
Kilder:
(1) https://www.forbes.com/sites/jacobmorgan/2015/12/03/how-the-physical-workspace-impacts-the-employee-experience/#726dc3fe779e
(2) https://www.gensler.com/research-insight/workplace-surveys/us/2016
(3) https://www.nature.com/articles/nclimate2741
(4) https://www.theguardian.com/money/shortcuts/2015/aug/04/new-cold-war-why-women-chilly-at-work-air-conditioning
(5) https://www.standard.co.uk/news/uk/women-feel-pressured-to-dress-up-in-open-plan-offices-a3828846.html
(6) http://sciencewithart.ijs.si/pdf/How%20stereotypical%20cues%20impact%20gender
%20participation%20in%20computer%20science.pdf
(7) https://www.thecrimson.com/article/2012/3/5/women-portraits-kennedy-school/
(8) https://www.prnewswire.com/news-releases/workplace-design-matters-when-it-comes-to-millennial-appeal-300545467.html
(9) https://www.independent.co.uk/news/business/news/uk-millennials-rejecting-employers-offices-workplace-design-architecture-a8270686.html
(10) https://www.knoll.com/document/1352940439350/WP_GenerationalDifferences.pdf
(11) https://www.emeraldinsight.com/doi/abs/10.1108/14630010810925136?fullSc=1&journalCode=jcre
(12) https://www.regus.no/work-uk/how-the-over-65s-are-shaking-up-the-office/
(13) https://www.cbre.com/research-and-reports/apac-space-utilisation-the-next-frontier
(14) https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude
(15) http://uk.businessinsider.com/differences-between-french-american-work-culture-2017-7?r=US&IR=T
