Lesetid: 3 Minutter
Et kontor som kan samle inn data om brukernes aktiviteter, høres kanskje ut som noe fra George Orwells 1984, men det er langt mindre skummelt – og langt nyttigere – enn man skulle tro, sier Regus` James Mitchell i samtale med Hannah Hudson
«En av de store fordelene med fleksible arbeidsområder er at de er fleksible … men hvordan vet man hvor mye plass man egentlig trenger?» spør James Mitchell, Head of Business Solutions hos Regus. «Og vet dere hvordan de ansatte bruker fasilitetene i praksis? Og hva de ønsker seg? Ville det ikke vært flott om man kunne finne ut dette – og gjøre arbeidsplassen bedre som et resultat?»
Mitchell har jobbet i Regus i nesten ti år og er nå ansvarlig for løsningsdesign i selskapets IT-gruppe. En del av denne oppgaven innebærer å undersøke hvordan data innsamlet fra Regus` forretningssentre kan brukes til å forbedre arbeidsplassopplevelsen for bedrifter og deres ansatte.
«Innsamling av data er en kritisk del av designprosessen og hjelper oss til å forstå kundens behov bedre», sier han. «Det handler ikke om å telle kaffekopper – det handler om å se etter bredere trender og mønstre, og bruke informasjonen til å styrke bedrifter og ansatte.»
Inneklimastyring
Ett eksempel er overvåking av datatrafikkvolumer. «Ved å måle bruksvolumet for våre ulike Internett-tilkoblinger kan vi forutsi når vi må legge til ekstra kapasitet», forklarer Mitchell. «Ved å gjøre dette kan vi sikre at alle får den beste ytelsen når de trenger det, slik at de kan jobbe så effektivt som mulig.»
Data kan være nyttig på andre måter – for eksempel for å gjøre kontormiljøet mer komfortabelt. «Mye av tilbakemeldingene vi får fra senterets besøkende, gjelder problemer med temperaturen i rommene», sier Mitchell. «Derfor utvikler vi et program for bruk av sensorteknologi for overvåking av og rapportering om innemiljøet.»
Mitchell forklarer hvordan et sammenkoblet system kan fungere i fremtiden: «Med temperatursensorer i hvert rom som rapporterer tilbake til et sentralt system, kan vi bruke disse dataene til å identifisere problemer og fikse dem før noen engang merker det.»
James Mitchell, Head of Business Solutions i Regus
Brukervennlig
Sensorteknologi kan også brukes på andre måter. «På samme måte som detaljhandelen kan vi bruke tilstedeværelsesdeteksjon og varmesporing til å bygge kart som kan hjelpe oss med å optimalisere utformingen av kontorene», sier Mitchell.
Er det ikke litt påtrengende å ha sensorer overalt? «Det viktige å huske er at dataene som samles inn, alltid er anonymisert, de er aldri personlige», sier han. «Vi ønsker bare å forstå kontormiljøet bedre, og vi
samler bare inn data som er nyttig for dette formålet. Vårt mål er å gjøre senteret til bedre omgivelser for menneskene som bruker det.»
«Tenk på bilen din», legger han til. «Takket være GPS vet bilprodusenten din hvordan du kjører, hvor du kjører, hastigheten din og annen informasjon. De vet ikke at det er deg, og de er ikke interessert i det heller. De vil bare vite hva de kan gjøre for å få bilen til å fungere bedre – for å gjøre turen tryggere og mer behagelig.»
Mitchell understreker viktigheten av å respektere brukernes personvern, spesielt etter at GDPR trådte i kraft i mai 2018. «Vi har akkurat hatt et stort program som skal sikre at Regus overholder den nye personvernlovgivningen fra EU», sier han. «Og vi ser på hvordan vi best kan legge lovgivningen til grunn for hele vår globale virksomhet – ikke bare landene som berøres direkte av lovgivningen. Personvern er viktig for oss alle, og vi ønsker å gjøre mer enn bare å overholde lokal lovgivning.»
Bedre kontorer
Det endelige utfallet av all datainnsamlingen er ifølge Mitchell et uovertruffent kontormiljø å jobbe i. «Vi ønsker å forstå hvordan folk bruker sentrene våre, slik at vi kan gi dem mer av det de ønsker og mindre av det de ikke trenger», sier han. «Når vi designer nye sentre, kan vi justere utformingen til å gjenspeile hva folk virkelig ønsker seg – kanskje ved å redusere antall arbeidsbord og oppgradere fellesområdene.»
«Vi vil også kunne forbedre eksisterende forretningssentre. I tillegg til temperaturen kan vi overvåke støynivåer og lysstyrke – og bruke denne informasjonen videre. Enten vi setter inn støyskjermer, spiller hvit støy eller øker lyset i enkelte områder, kan vi være mer lydhøre overfor kundenes behov.» I fremtiden kan data til og med brukes til å skape et fullstendig personlig tilpasset arbeidsområde for hver enkelt person. «Se for deg at du kommer på jobb til et rom som er akkurat slik du vil ha det», sier Mitchell. «Rommet har riktig temperatur, lyset er helt perfekt, nettverket er satt opp for deg, og samarbeidsverktøyene dine er klare til bruk. Vi kan til og med ha din favorittkaffe klar til deg.»
«Det er den virkelige kraften som ligger i gode data», legger han til. «Når slike data håndteres riktig og på en ansvarlig måte, kan de hjelpe oss med å finne måter å leve bedre på.»
Hannah Hudson er redaktør for Regus-magasinet
